Het jaar is net begonnen. Dit is het moment waar je met de volgende tips het jaar goed kan beginnen, voordat de drukte definitief losbarst. Over een paar weken zit iedereen weer volledig in de productie, lopen deadlines op en wordt “later” opnieuw het antwoord op structurele ICT-vragen.
Juist daarom is nu het moment om te focussen op je ICT met de volgende drie tips. De afhankelijkheid van softwareleveranciers, cloudomgevingen en integraties is groter dan ooit. Tegelijkertijd nemen kosten toe, worden prijsverhogingen complexer en raken contractafspraken steeds verder uit beeld.
Administratie- en accountantskantoren die dit laten liggen, merken dat pas later in het jaar: bij onverwachte verhogingen, scheefgegroeide kosten of beperkte bewegingsvrijheid richting automatisering en efficiency.
Daarom deze drie ICT-nieuwjaarstips voor administratie- en accountantskantoren. Praktisch, concreet en bedoeld om grip te houden, juist voordat de echte drukte begint.
1. Controleer prijsverhogingen: altijd, en op moduleniveau
Prijsverhogingen lijken inmiddels een vast ritueel. Indexaties, ‘marktontwikkelingen’, nieuwe versies of nieuwe prijsmodellen: leveranciers weten ze feilloos te verpakken. Wat vaak ontbreekt, is transparantie.
Een verhoging wordt regelmatig doorgevoerd op totaalniveau, terwijl de onderliggende modules zich heel verschillend ontwikkelen. Juist daar gaat het mis. Een leverancier rekent een verhoging vrijwel altijd zo door dat deze voor hen gunstig uitpakt. Niet per se onterecht, maar wel iets dat je moet controleren.
Nog belangrijker dan de controle zelf is de contractuele bescherming. Wat mag een leverancier verhogen? Hoe vaak? Hoe worden deze gecommuniceerd? Op basis waarvan? En geldt dit voor alle modules of slechts een deel? Kantoren die dit vooraf goed vastleggen, staan structureel sterker en voorkomen onaangename verrassingen.
Daarmee is controle overigens niet overbodig. Integendeel: ook goed vastgelegde afspraken vragen om actieve toetsing.
2. Kijk kritisch of kosten nog passen binnen jullie ‘softwarestraat’
Drukte is een slechte raadgever. Veel kantoren werken al jaren met dezelfde software, terwijl de kosten ongemerkt scheef zijn gegroeid. Vaak zit het probleem niet in het hele softwarestraat maar in één of twee onderdelen die disproportioneel duur zijn geworden.
De vraag die je jezelf moet stellen is simpel:
liggen de kosten van dit product of deze module nog in lijn met de rest van onze softwarestraat en met de markt?
Vergelijking met andere kantoren is hierbij essentieel. Wat betalen zij voor hetzelfde procesonderdeel? Waar lopen de kosten uit de pas? Met stuurinformatie, zoals die van Roodkat ICT-Contractbeheer, wordt zichtbaar waar geld weglekt zonder dat dit direct bijdraagt aan kwaliteit of efficiency.
In de praktijk zien we dat hier vaak serieuze besparingen mogelijk zijn, zonder dat functionaliteit verloren gaat. Soms is heronderhandelen voldoende, soms is een andere inrichting of leverancier logischer.
3. Automatiseer en optimaliseer, maar zonder haast
Automatisering en efficiency blijven topprioriteit. De valkuil is alleen dat keuzes te snel worden gemaakt, vaak ingegeven door capaciteitstekorten, acute frustratie of door de verkopers van de leveranciers. Dat leidt zelden tot de beste oplossing.
Neem de tijd om vooruit te kijken. Waar valt echt winst te behalven? Kan dat bij de huidige leverancier, bijvoorbeeld door andere modules of betere integraties? Of is een overstap verstandiger?
Belangrijk hierbij is dat keuzes worden gemaakt op basis van data, niet op onderbuikgevoel. Een goede aanbesteding vraagt aandacht voor vijf kernpunten: prijs, prijsverhoging, contractduur, opzegtermijn en exit-strategie. Juist die laatste wordt vaak vergeten, terwijl die cruciaal is voor toekomstige flexibiliteit.
Tot slot
Bij Roodkat helpen we kantoren om deze keuzes onderbouwd te maken. We beschikken over de juiste stuurinformatie, hebben de expertise om prijsverhogingen kritisch te beoordelen, en waar nodig van tafel te krijgen, en nemen veel werk uit handen. Dat bespaart niet alleen tijd, maar structureel ook veel geld.
Het nieuwe jaar begint niet met meer software, maar met méér grip. En die begint bij scherpte.