Aan het begin van 2026 ontvangen veel administratie- en accountantskantoren de eerste facturen van hun ICT-leveranciers. Dit is het moment om extra scherp te zijn: prijzen worden vaak per 1 januari aangepast en die verhoging zie je direct terug op de eerste factuur.
Een goede controle aan het begin van het jaar voorkomt dat je maandenlang (en ook jaar-op-jaar) ongemerkt te veel betaalt.
1) Begin altijd bij het contract
Krijg je een prijsverhoging binnen? Pak dan eerst het contract erbij. Dat is altijd het uitgangspunt.
Check vooral:
- Staat er een vaste prijsafspraak voor het product en/of dienst?
- Is er een indexatieclausule opgenomen, bijvoorbeeld een CPI?
- Is er een maximumpercentage afgesproken?
Tip van Roodkat ICT-Contractbeheer: leg prijsverhogingen bij voorkeur contractueel vast. Dan ontstaat er grip en voorkom je discussie achteraf.
2) Let op: Algemene Voorwaarden zijn vaak “meeverhuisd”
Als prijsverhogingen niet goed in het contract zijn geregeld, verschuift deze bepaling naar de Algemene Voorwaarden.
En precies daar zien we de afgelopen jaren een trend: leveranciers hebben hun voorwaarden aangepast en zichzelf meer ruimte gegeven voor meerdere en (bijna) onbeperkte verhogingen.
Dit zien we extra vaak bij leveranciers die in handen zijn (gekomen) van Private Equity. Daar ligt de focus vaak sterk op contractuele speelruimte.
3) Welke Algemene Voorwaarden zijn van toepassing?
Een belangrijke maar vaak vergeten vraag:
welke versie van de Algemene Voorwaarden geldt eigenlijk?
Soms zijn namelijk nog oudere voorwaarden van toepassing, waarin een wederzijds schriftelijk wijzigingsbeding staat. In dat geval mag een leverancier de Algemene Voorwaarden niet zomaar eenzijdig aanpassen.
Let wel op:
- Heb je ooit expliciet akkoord gegeven op nieuwe voorwaarden?
- Is er sprake van een addendum of verlenging waarbij nieuwe voorwaarden zijn meegestuurd?
4) Kennisgevingstermijn: een onderschat controlepunt
De kennisgevingstermijn is de periode waarbinnen een leverancier een prijsverhoging vooraf moet melden.
In de praktijk zien we dat leveranciers het soms “spannend” vinden om tijdig te communiceren, vooral wanneer het contract ook opzegbaar is.
Ideaal gezien geldt: de opzegtermijn is korter dan de kennisgevingstermijn.
Zo houd je zelf de regie en blijf je “baas in eigen huis”.
5) Afspraak is afspraak (ook als de druk wordt opgevoerd)
Overstappen is niet altijd realistisch, maar dat is geen reden om alles te accepteren.
Als een prijsverhoging niet contractueel klopt, dan geldt: afspraak is afspraak.
In de praktijk zien we dat leveranciers druk opvoeren (vaak telefonisch) en soms dreigen met blokkades. Daarom is het extra belangrijk om alles schriftelijk vast te leggen en te communiceren.
6) Wat te doen bij een onterechte prijsverhoging?
Kom je tot de conclusie dat de verhoging niet klopt?Dan is het belangrijk om:
- schriftelijk bezwaar te maken
- te verwijzen naar contract en geldende voorwaarden
- duidelijk te melden dat je de verhoging niet accepteert
In veel gevallen kun je:
- het onbetwiste deel van de factuur betalen en het deel dat ziet op de verhoging schriftelijk betwisten
Zo voorkom je dat je stilzwijgend akkoord gaat met een verhoging zonder contractuele basis.
7) Hoe bescherm je je structureel tegen verhogingen?
Bij Roodkat ICT-Contractbeheer zien wij dat de meeste discussie ontstaat doordat prijsverhogingen niet concreet genoeg zijn vastgelegd.
Ons advies:
- koppel prijsverhogingen aan CPI-indexatie met een maximum van 5%
- leg dit expliciet in het contract vast
- leg vast dat het contract leidend is boven de Algemene Voorwaarden
Door contracten en facturen structureel te controleren, houden administratie- en accountantskantoren grip op hun ICT-kosten en voorkom je ongewenste verrassingen.
Tot slot
De eerste facturen van 2026 zijn een belangrijk controlemoment. Wie nu controleert, creëert rust en duidelijkheid voor de rest van het jaar.
Wil je dat wij meekijken of de prijsverhogingen bij jullie leveranciers contractueel kloppen? Dan kunnen we een snelle factuur- en contractcheck doen.